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Nos 5 outils pour s’organiser en télétravail

By 21 avril 2020 No Comments

Suite aux mesures prises par le gouvernement pour faire face au Covid-19, le télétravail devient une norme pour un actif français sur 5, soit plus de 20 % de la population française qui doit réorganiser son mode de travail durant cette période de confinement. En effet, bien que cette pratique soit de plus en plus courante en France, les nouveaux télétravailleurs ont dû s’adapter rapidement à la situation, ce qui n’est pas toujours évident.

Voici notre sélection d’outils collaboratifs pour rester productifs, communiquer avec vos équipes et suivre facilement l’avancée de vos projets :

 

  • LA PLATEFORME COLLABORATIVE SLACK

Commençons par Slack, une plateforme collaborative qui peut être utilisée sur ordinateur et sur téléphone. Grâce à cet outil, chaque entreprise peut créer des groupes de discussions et inviter ses employés. Son service de messagerie instantanée permet de faciliter le travail en équipe et les collaborateurs peuvent s’échanger des fichiers et des informations sur des canaux publics ou privés selon différents projets, différentes thématiques et communiquer plus facilement en réduisant le volume de mails envoyés au quotidien. Vous pouvez relier d’autres applications comme Zoom, Google Drive, Twitter et la liste est longue, pour faire de cet outil une plateforme complète pour suivre vos projets en cours et partager avec vos collègues. Le plus : la version gratuite est totalement adaptée aux petites structures.

Grâce à cet outil, nous avons mis en place un réseau d’entraide local dédié à nos exposants, partenaires et sponsors de l’édition 2020 pour appuyer cette période de crise et permettre à tous les participants de se rencontrer et d’échanger avant le salon afin de partager leurs besoins et/ou leurs solutions.

 

 

  • LE SERVICE DE VISIOCONFÉRENCE ZOOM

Ensuite, parlons de Zoom, ce service de visioconférence très utilisé par les télétravailleurs français, qui s’est révélé indispensable durant ces dernières semaines pour un grand nombre d’entreprises. Il permet d’organiser facilement des réunions par écran interposé. C’est un outil essentiel pour garder le contact avec son équipe et se réunir régulièrement autour de ses projets. La version gratuite est assez complète et sera suffisante si vous comptez l’utiliser uniquement le temps du confinement puisqu’elle permet d’accueillir jusqu’à 100 participants et d’organiser des réunions illimitées, mais celles-ci ne pourront durer au maximum que 40 minutes.

Nous l’utilisons très régulièrement afin de nous réunir autour de l’organisation du salon, de l’avancée d’un projet, des éléments à prioriser, etc.

Le plus : la fonctionnalité partage d’écran nous permet de discuter directement sur un dossier, une présentation, etc. 

 

  • LA PLATEFORME DE GESTION DE PROJETS GLADYS

Ajoutons Gladys, cette plateforme en ligne qui simplifie les échanges et le travail collaboratif en regroupant tous vos flux d’informations et ceux de votre équipe. Suivez vos projets, partagez vos idées, ajoutez vos fichiers et rassemblez tout dans un tableau de bord numérique pour permettre à vos collègues d’avancer efficacement et avec toutes les informations nécessaires. Des fonctions vous permettent par exemple de pouvoir lancer des campagnes de brainstorming et faire participer tout le monde à l’amélioration et à la validation d’un nouveau concept. C’est un outil disposant d’un grand nombre de fonctionnalités (veille collaborative, campagne, planning de Gantt, messagerie instantanée, gestion d’équipes, etc.) qui le rend assez complexe, prendre vos marques avec cette plateforme pourrait peut-être vous faire perdre du temps, mais pour vous en faire gagner ensuite.

De notre côté, nous l’utilisons pour organiser les tâches de l’équipe opérationnelle et partager l’information en direct. Avec cet outil, nous pouvons savoir où en est chaque étape de l’avancée des préparatifs.

Petit plus : c’est une entreprise vertavienne qui développe l’outil !

 

 

  • LE PARTAGE DE DOCUMENTS AVEC GOOGLE DRIVE

Le fameux et populaire Google Drive, vous le connaissez tous, mais encore un grand nombre d’entreprises, ou plutôt de petites et moyennes entreprises, ne l’utilisent pas, considéré pourtant comme l’un des meilleurs outils collaboratifs ! Cet outil de stockage en ligne, gratuit et sécurisé vous permet de stocker jusqu’à 15Go de contenus. Associé à de nombreux outils comme Google Agenda par exemple, vous pouvez partager vos fichiers avec les membres de votre équipe pour qu’ils puissent avoir facilement et rapidement accès à tous les dossiers les concernant. Plus besoin de faire un mail groupé pour envoyer un fichier, les membres de votre équipe auront accès à toutes les données nécessaires à l’avancement de vos projets.

Pour nous, c’est outil est indispensable, tous les documents liés à l’activité de Culture Entreprises y sont stockés et partagés avec tous les membres de l’équipe, nous n’avons pas de clé USB sur laquelle déplacer les dossiers pour travailler en télétravail et inutile de consacrer un dossier lourd sur ordinateur, tout est sur le Cloud Google Drive. Nous l’utilisons aussi pour partager nos agendas, travailler en toute transparence et vérifier les disponibilités de nos collaborateurs.

 

  • L’APPLICATION DE MESSAGERIE INSTANTANÉE WHATSAPP

L’incontournable application Whatsapp permet de communiquer avec l’intégralité des contacts qui utilisent également cette application. Très pratique, vous pouvez également la télécharger sur PC, et profiter de ses fonctionnalités de visioconférence (utilisé depuis un ordinateur à l’adresse web.whatsapp.com). L’application propose aussi des appels audio et vous permet de créer des conversations à plusieurs.

Nous l’utilisons pour communiquer directement une information, sans passer par la boîte mail, envoyer rapidement une photo, un lien, et d’autres éléments qui nous permettent d’avancer rapidement sur un projet. L’équipe communication se réunit régulièrement en visioconférence par téléphone, ce qui est plus simple et surtout rapide lorsque nous sommes seulement deux ou trois personnes.

Son point fort : échanger de manière plus conviviale et informelle entre collègues.

Évidemment, la liste des outils collaboratifs est longue, il y en a pour tous les goûts et tous les usages, mais nous vous conseillons d’utiliser un ou deux outils maximum afin de ne pas perdre du temps, de rester productif et ne pas noyer vos collaborateurs sous une avalanche d’informations, alors faites le bon choix, prenez le temps de vous familiariser avec une plateforme et utilisez-la de manière automatique afin qu’il soit réellement efficace et améliore votre communication interne en télétravail.

Idéalement, créez un tuto ludique d’utilisation, et un process d’utilisation.

Et vous, quels outils utilisez-vous ?